لزوم پیاده‌سازی مدیریت دانش بر اساس چارچوب APO در حوزه ستادی وزارت نیرو
1394/11/20
سایت مرجع: اداره كل امور اداري و پشتيباني

 

لزوم پیاده‌سازی مدیریت دانش بر اساس چارچوب APO در حوزه ستادی وزارت نیرو
 

احد احدزاده
رئیس گروه بهبود مدیریت و آموزش

مقدمه
آنچه در گذشته باعث برتری سازمان‌ها نسبت به یکدیگر می‌شد، نیروی انسانی، ماشین‌آلات و سرمایه‌ی مادی بیشتر بود. در روزگار کنونی دیگر سازمان‌ها نمی‌توانند انتظار داشته باشند که تولیدات و خدماتی که قبلاً باعث موفقیت آنها شده بود، در آینده نیز زمینه‌ساز ادامه حیات آنها گردد چرا که عامل اصلی تمایز و مزیت رقابتی سازمان‌ها در عصر ارتباطات و تکنولوژی اطلاعات، اطلاعات و دانش بیشتر آنها نسبت به رقبا می‌باشد.شرکت‌های تابعه وزارت نیرو، با بهره‌گیری از دانش، تخصص و تجربه‌ی طیف گسترده‌ای از متخصصان رشته‌های مختلف اعم از برق، مکانیک، شیمی، مواد، صنایع، مدیریت، کامپیوتر و غیره، مشغول به انجام پروژه‌های متعددی با موضوعات بسیار متنوع در ارتباط با صنعت برق کشور می‌باشند. در این‌گونه سازمان‌ها (به‌ویژه به دلیل گستردگی فعالیت‌ها)، حجم عظیمی از دانش با اجرای پروژه‌های مختلف تولید می‌شود که قسمتی از این دانش در قالب اسناد و مدارک، گزارش‌ها، نرم‌افزارها، دستورالعمل‌ها و غیره ثبت می‌گردد و قسمتی از آن نیز به صورت ناملموس بوده و در قالب تجربیات، روابط، مهارت‌ها، بینش‌ها و غیره در ذهن افراد پنهان مانده و شانس اندکی برای انتقال و بکارگیری مجدد می‌یابند.عدم تسهیم و استفاده‌ی مجدد از دانش تولید شده توسط سرمایه‌ی سازمان، منجر به هدر دادن منابع و نشان‌دهنده‌ی عدم بهره‌وری است. از سوی دیگر، از آنجا که دانش ناملموس در ذهن افراد پنهان است، با خروج این افراد از سازمان (به هر دلیلی) عملاً این دانش نیز از سازمان خارج می‌شود. سیستم‌های مدیریت دانش، در چنین فضایی و با هدف تأثیرگذاری بر شناسایی، خلق، ذخیره‌سازی، بازیابی، انتقال و بکارگیری دانش مورد نیاز در سازمان به‌وجود آمدند.از این رو وزارت نیرو به‌منظور جلوگیری از به هدر رفتن دانش، تجربه و تخصص‌های خبرگان صنعت برق با پیاده‌سازی و استقرار مدیریت دانش در شرکت‌های زیرمجموعة خود، بگونه‌ای تکلیفی برخورد کرده و طی صدور نامه‌ای به این شرکت‌ها ارسال گزارشات متعددی در فواصل زمانی مختلف از روند اجرای فعالیت‌های مربوط به مدیریت دانش را امری الزامی اعلام نموده است.
هدف از اين فعاليت ها قرار گرفتن در مسير صحيح به منظور پياده‌سازي نظام مديريت دانش مطابق با استانداردهاي جهاني است. از جمله فعاليت‌هاي صورت گرفته در اين حوزه مي‌توان به برگزاري سمينارها و کارگاه هاي متعدد آموزشي در صنعت برق اشاره کرد. هم اکنون نيز شرکت هايي همچون برق منطقه‌ای تهران، فارس، زنجان و هرمزگان اقدامات جدی در این زمینه انجام داده و پياده‌سازي مديريت دانش در اين شرکت ها در حال انجام است. همچنین شرکت‌های دیگری نیز در حال طی کردن گام‌های اولیه استقرار مدیریت دانش بوده و در آینده‌ای نزدیک به سطح بلوغ بالاتر دست خواهند یافت.
معاونت تحقیقات ومنابع انساني ، چارچوب مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیایی (APO) را با هدف ایجاد یکپارچگی و همسویی در میان شرکت‌های زیرمجموعه خود جهت اجرای فرایندهای مدیریت دانش انتخاب نموده است که در ادامه ابعاد و عناصر مختلف این چارچوب را به تفضیل مورد بررسی قرار خواهیم داد.
چارچوب مدیریت دانش سازمان بهره وری آسیایی (APO)
چارچوب مدیریت دانش APO درک مشترکی از مدیریت دانش در میان کشورهای آسیایی عضو فراهم کرده و بر ارزش این چارچوب، جهت کسب موفقیت‌های سازمانی تأکید می‌نماید. این چارچوب بر اساس تجربه عملی چندین کشور در آسیا در زمینه مدیریت دانش و بهترین تجارب کشورهای آمریکایی، استرالیایی و اروپایی طراحی شده است. چارچوب مدیریت دانش APO چارچوبی ساده و جامع است که تمامی عناصر مربوط به یک راهکار مدیریت دانش را نشان داده و به عنوان مرجعی برای تمامی سازمان‌ها تلقی می‌شود. هدف این چارچوب بهبود عملکرد سازمانی با استفاده از مدیریت دانش است (شکل 1).


 

km1.png

شکل 1- چارچوب مدیریت دانش APO

 

نقطه آغاز این چارچوب شناخت مأموریت و چشم‌انداز سازمان است که جهت‌گیری راهبردی سازمان را مشخص می‌کند. درک این مباحث به شناسایی شایستگی‌های رقابتی لازم برای دستیابی به اهداف کسب‌و‌کار کمک می‌کند که حاصلش ایجاد بینشی برای طراحی برنامه‌های مدیریت دانش، نقشه راه و برنامه عملیاتی برای سازمان است.
در این چهارچوب سه سطح وجود دارد:
• تسهیلگر‌ها؛
• فرایندهای دانش؛
• نتایج و دستاوردها
تسهیلگرها شامل محرک‌ها و تقویت‌کننده‌های مدیریت دانش هستند. رهبری، محرکی است که راهکارهای مدیریت دانش در سازمان را به جلو سوق می‌ دهد. فرایندها، افراد، و فناوری سازمان را قادر می‌سازند تا پیاده‌سازی راهکارهای مدیریت دانش را تسریع بخشد.
پنج فعالیت اصلی در پردازش دانش پذیرفته شده است که عبارتند از: شناسایی، خلق، ذخیره‌سازی، به‌اشتراک ‌گذاری و بکارگیری دانش.
این فعالیت‌ها با تشکیل یک فرایند یکپارچه، دومین لایه این چارچوب را تشکیل می‌دهد. فرایند دانش با شناسایی آنچه که سازمان نیاز دارد درباره آن بداند و آنچه که واقعاً می‌داند، آغاز می‌شود. سپس شکاف‌های دانشی از طریق فرایند خلق، ذخیره‌سازی، به‌اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری به دارایی‌های دانشی تفکیک می‌شود.
سومین لایه پیامدها و دستاوردهای مدیریت دانش را نشان می‌دهد. فرایند دانش یادگیری و ابتکار را در سازمان بالا می‌برد که باعث شکل‌گیری قابلیت‌های فردی، تیمی و سازمانی در راستای ارتقاء ظرفیت اجتماعی می‌گردد. این لایه به بهبود کیفیت محصولات و خدمات، بهره‌وری، سودآوری و رشد، و در نتیجه به توسعه اقتصادی-اجتماعی کمک می‌کند.
چارچوب مدیریت دانش APO با در نظر گرفتن تمامی عناصر مرتبط با مدیریت دانش به شرکت‌هایی که در ابتدای راه اجرای مدیریت دانش هستند کمک می‌کنند تا به یک پیاده‌سازی مدیریت دانش موفق و اثربخش دست یابند. این چارچوب تضمین می‌کند که هیچ یک از ابعاد مهم مدیریت دانش نادیده گرفته نخواهند شد، در حالی که تنوع و پیچیدگی مدیریت دانش را برای کارهای مدیریتی کاهش می‌دهد.
چشم‌انداز و ماموریت
              چشم‌انداز، عبارتی است که توسط سازمان بیان شده و آینده مطلوب سازمان را در بلند مدت بیان می‌کند. مأموریت به طور گسترده هدف اصلی و غایی سازمان را بیان می‌کند. چشم‌انداز و مأموریت به چارچوب‌بندی‌ها و جهت‌گیری‌های راهبردی سازمان و شناسایی شایستگی‌های محوری لازم برای دست یافتن به اهداف کسب و‌کار کمک می‌کنند. همچنین بینشی برای طراحی برنامه‌های مدیریت دانش، نقشه راه و برنامه عملیاتی برای سازمان به‌وجود می‌آورد.


km2-(1).png
شکل 2 : تسهیل‌گرها

تسهیلگرها
        تسهیلگرها به سوق دادن و تسریع فعالیت‌های مدیریت دانش در سازمان کمک می‌کنند. چهار تسهیلگر شناسایی شده در این چارچوب مطابق شکل 2 عبارتند از:

رهبری

         این معیار توانایی رهبری سازمان را در پاسخگویی به چالشهای سازمان های دانش محور مورد ارزیابی قرار می‌دهد. رهبری مدیریت دانش در قالب خط مشی‌ها و استراتژی‌های مدیریت دانش که در سازمان اتفاق می‌افتد ارزیابی می‌شود. رهبری همچنین در قالب فعالیت‌هایی که در جهت ایجاد فضای مرتبط با رفتارهای مدیریت دانش در سازمان صورت می‌پذیرد، مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
فناوری

          معیار فناوری میزان توانایی سازمان در توسعه و به‌کارگیری راه‌کارهای دانش‌محور مبتنی بر فناوری، مانند ابزارهای مشارکتی و سیستم‌های مدیریت محتوا را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. در این معیار قابلیت اعتماد و دسترسی به ابزارها نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
کارکنان

            معیار کارکنان، توانایی سازمان در خلق و حفظ یک سازمان دانش محور و با فرهنگ یادگیری را مورد ارزیابی قرار می‌دهد، در این معیار تلاشهای سازمان در جهت تشویق کارکنان به اشتراک‌گذاری دانش و مشارکت آنان و توسعه کارکنان دانش محور نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
فرآیندها

          معیار فرآیندها چگونگی استفاده از مدیریت دانش در مدیریت، اجرا و بهبود فرآیندهای کلیدی سازمان را بیان می‌کند. همچنین این معیار میزان گستره‌ای که سازمان به‌صورت مستمر خود را ارزیابی و فرآیندهای کاری را برای دسترسی به عملکرد بهتر جاری کرده است را مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
فرایندهای دانشی

فرایندهای دانشی به فرایندهای تبدیل و توسعه دانش اطلاق می‌گردد. پنج مرحله در فرایندهای دانشی شناسایی شده است که در شکل 3 نشان داده می‌شود.



km3-(1).jpg

شکل 3 : فرآیندهای دانشی

یادگیری و نوآوری
            فرایندهای دانشی یادگیری و نوآوری را در تمامی سطوح و حوزه‌ها در سازمان ممکن می‌سازد. آموزش در واقع کسب بینش‌های جدید، تأیید آنچه که در حال حاضر شناخته شده و تحقق نیازهای آموزش داده نشده است. بینش‌های جدید و موارد آموزش داده نشده می توانند به نوآوری تبدیل شوند که می‌تواند دربرگیرنده محصولات، خدمات، فرایندها، بازارها، فناوری‌هاومدل‌های کسب و کار جدید باشد.یادگیری و نوآوری ناشی از فرایندهای دانشی به ایجاد قابلیت‌های فردی و سازمانی کمک می‌کند تا به ظرفیت اجتماعی تبدیل شوند.
پیامدها و دستاوردها
           ابزار ارزیابی مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیایی، روشی را برای شناسایی حوزه‌هایی که سازمان می‌بایست ابتکارات مدیریت دانش خود را متمرکز کند، ارائه کرده است. نتیجۀ ارزیابی با این ابزار، نقاط قوت سازمان؛ و حوزه‌هایی را که نیاز به بهبود دارند مشخص می‌کند. اهداف خاص ابزار ارزیابی مدیریت دانش سازمان بهره وری آسیایی عبارتند از:



km4-(1).png

شکل 4: دستاوردهای مدیریت دانش

الف: تعیین این که آیا مدیریت دانش از قبل در سازمان در حال اجرا بوده یا نه، و اینکه در چه سطحی بکار گرفته شده است.
ب: تعیین این که آیا سازمان، شرایط مناسب برای ایجاد و استمرار نظام-مند فرایندهای مدیریت دانش را دارد یا خیر؟
پ: شناسایی نقاط قوت و فرصت‌های سازمان برای بهبود مدیریت دانش.
برای این ارزیابی 41 سوال برای کل 7 معیار تهیه شده است. که با حداکثر امتیاز 210 امتیاز سازمان را مورد ارزیابی قرار می دهد. هر معیار با حداکثر امتیاز 30 و هر سوال می تواند از امتیاز 1(اقدام ضعیف) تا 5 (اقدام خوب) مورد ارزیابی قرار می گیرد.
در واقع، اهداف ارزیابی مدیریت دانش بر اساس مدل سازمان بهره وری آسیایی عبارتند از:• تعیین اینکه چه میزان مدیریت دانش در سازمان جاری شده است؟
• تعیین اینکه آیا سازمان، فرایندهای مدیریت دانش را به شکل درست و پایدار و بهصورت سیستماتیک انجام داده است؟
• شناسایی نقاط قوت و حوزه‌های بهبود برای استقرار مدیریت دانش.
نتایج ارزیابی درک درستی از میزان آمادگی سازمان در سطوح مدیریت دانش را فراهم می‌آورد و این سطوح از ابتدایی‌ترین سطح یعنی مرحله انفعالی تا مرحله رشد و کمال در بالاترین می‌باشد. وضعیت حاصله و امتیاز کسب شده نشانگر وجود یا عدم وجود یا ضعف در چهار تسهیل‌کننده یا محرک اصلی است که عبارتند از:

km5.png
شکل 5: چهار محرک اصلی مدیریت دانش

          ابزار ارزیابی مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیایی، می بایست قبل از این که سازمان ابتکار مدیریت دانش را شروع کند؛ استفاده شود. این کار به سازمان کمک می‌کند تا کمبودهای موجود در زمینه مدیریت دانش را شناسایی کرده و بر آنها تمرکز کند. همچنین بعد از اجرای برنامه مدیریت دانش نیز می‌توان از این ابزار برای سنجش میزان تأثیر برنامه اجرا شده بر سطح بلوغ مدیریت دانش سازمان استفاده کرد.


km6.png

شکل 6: سطوح پنج گانه بلوغ مدیریت دانش

احد احدزاده